Datenschutzerklärung
1 · Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
- Firma
- Portiva GmbH Legal entity — TBD
- Anschrift
- [Straße]
10115 Berlin, Deutschland - hello@portiva.eu
- Datenschutz
- security@portiva.eu
- DSB
- Externer Datenschutzbeauftragter wird vor Produktivstart bestellt TBD
2 · Zwecke, Daten, Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website und Dienste erforderlich ist. Diese Übersicht betrifft ausschließlich unsere Unternehmenswebsite. Die Verarbeitung von Mandantendaten durch unsere Kunden-Kanzleien erfolgt als Auftragsverarbeitung auf Grundlage eines separaten AV-Vertrags (Art. 28 DSGVO).
3 · Hosting & Sub-Prozessoren
Die Website und das Produkt werden in der EU gehostet. Eine vollständige, aktuelle Liste aller Sub-Prozessoren mit Zweck, Datenkategorie, Region und AV-Status finden Sie auf unserer Sicherheits-Seite.
Primärer Hosting-Standort: AWS Frankfurt (eu-central-1). Disaster Recovery: AWS Dublin (eu-west-1). Anwendungs-Compute: Hetzner Falkenstein. Sprachmodelle: Mistral AI (Frankreich) als Primäranbieter.
4 · Übermittlung in Drittländer
Personenbezogene Inhalte unserer Kanzlei-Kunden werden nicht in Drittländer übermittelt. Sämtliche Speicherung und Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU. Für eingeschränkte Support-Tools (z. B. Fehler-Telemetrie) setzen wir ausschließlich Anbieter mit EU-Regionen oder adäquatem Schutzniveau gemäß Art. 45/46 DSGVO ein.
5 · Speicherdauer
Die konkrete Speicherdauer je Datenkategorie ergibt sich aus §2 dieser Erklärung. Grundsatz: So lange wie zur Zweckerfüllung erforderlich, danach Löschung oder Anonymisierung. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (§§ 147 AO, 257 HGB) bleiben unberührt.
6 · Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben gegenüber uns die folgenden Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:
Auskunft
Welche Daten wir über Sie verarbeiten und zu welchem Zweck.
Berichtigung
Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten.
Löschung
Sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Einschränkung
Einschränkung der Verarbeitung in bestimmten Fällen.
Datenübertragbarkeit
Herausgabe in einem strukturierten, gängigen Format.
Widerspruch
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigten Interesses.
Bitte richten Sie Ihre Anfrage an security@portiva.eu. Wir antworten innerhalb von 5 Werktagen, spätestens innerhalb der Frist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO.
7 · Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes.
Für Portiva zuständig: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin, datenschutz-berlin.de.
8 · Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich rechtliche oder produktbezogene Gegebenheiten ändern. Wesentliche Änderungen kommunizieren wir per E-Mail an die im Kundenkonto hinterlegte Admin-Adresse mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten.
1 · Controller
The controller under Art. 4(7) GDPR is:
- Entity
- Portiva GmbH Legal entity — TBD
- Address
- [Street]
10115 Berlin, Germany - hello@portiva.eu
- Privacy
- security@portiva.eu
- DPO
- External DPO appointed before production launch TBD
2 · Purposes, data, lawful bases
We only process personal data where necessary to provide our website and services. This notice covers our corporate website. Processing of client data by our customer firms happens as a processor relationship under a separate DPA (Art. 28 GDPR).
3 · Hosting & sub-processors
The website and product are hosted in the EU. A complete, current list of all sub-processors with purpose, data category, region and DPA status is on our security page.
Primary hosting: AWS Frankfurt (eu-central-1). Disaster recovery: AWS Dublin (eu-west-1). Application compute: Hetzner Falkenstein. Language models: Mistral AI (France) as primary.
4 · Third-country transfers
Client content from our customer firms is not transferred outside the EU. All storage and processing happens within the EU. For limited support tooling (e.g. error telemetry), we only use vendors with EU regions or an adequate level of protection under Art. 45/46 GDPR.
5 · Retention
Specific retention per data category is in §2 of this notice. Principle: as long as necessary for the purpose, then deletion or anonymisation. German commercial and tax retention obligations (§§ 147 AO, 257 HGB) remain unaffected where applicable.
6 · Your rights as a data subject
You have the following rights against us regarding your personal data:
Access
What data we process about you and for what purpose.
Rectification
Correction of inaccurate or incomplete data.
Erasure
Subject to statutory retention obligations.
Restriction
Restriction of processing in specific cases.
Portability
Delivery in a structured, commonly-used format.
Objection
Objection to processing based on legitimate interest.
Please direct requests to security@portiva.eu. We respond within 5 business days, at the latest within the Art. 12(3) GDPR deadline.
7 · Right to complain to a supervisory authority
You have the right to complain to a data protection supervisory authority — in particular in your habitual residence, your place of work, or the place of the alleged infringement.
Portiva's competent authority: Berlin Commissioner for Data Protection and Freedom of Information, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin, datenschutz-berlin.de.
8 · Changes to this notice
We update this notice when legal or product circumstances change. We communicate material changes by email to the admin address on file in your account at least 30 days before they take effect.